Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

In dieser Mitteilung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten (Informationen) wir über Sie speichern, wie wir sie erheben, wie wir Informationen über Sie verwenden und weitergeben und wie Sie Ihre personenbezogenen Daten überprüfen und aktualisieren können.

Wir sind datenschutzrechtlich verpflichtet, Sie über diese Informationen zu informieren. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie diesen Hinweis (manchmal als „Datenschutzhinweis“ bezeichnet) und alle ähnlichen Hinweise, die wir Ihnen von Zeit zu Zeit zur Verfügung stellen, wenn wir personenbezogene Daten über Sie oder andere erheben, lesen.

Wer sammelt die Informationen?

BluewaveSELECT Limited, 2 Woodbury Grove, London, N12 0DR („bluewaveSELECT“) ist ein „Datenverantwortlicher“ und das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir personenbezogene Daten über Sie speichern und verwenden. Wir sind eine Arbeitsvermittlungs- und Arbeitsverleihfirma im Sinne der Verordnungen über Arbeitsvermittlungen und Arbeitsvermittlungen von 2003 und wir verarbeiten personenbezogene Daten, um unsere Geschäftstätigkeit ausüben zu können.

Für wen gilt dieser Hinweis

Diese Mitteilung gilt für alle Benutzer der BluewaveSELECT-Dienste überall auf der Welt, einschließlich aller Benutzer der BluewaveSELECT-Website. Sie gilt auch für jeden, der BluewaveSELECT kontaktiert oder anderweitig Informationen übermittelt.

Datenschutzgrundsätze

Wir werden das Datenschutzrecht einhalten. Dies besagt, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, folgende sein müssen:

• Rechtmäßig, faire und transparente Verwendung.
• Nur für gültige Zwecke gesammelt, die wir Ihnen klar erklärt haben, und nicht in einer Weise verwendet, die mit diesen Zwecken nicht vereinbar ist.
• Relevant für die Zwecke, über die wir Sie informiert haben, und nur auf diese Zwecke beschränkt.
• Nur so lange aufbewahrt, wie es für den genannten Zweck erforderlich ist.
• Sicher aufbewahrt.
• Über die Informationen, die wir sammeln und speichern.

Personenbezogene Daten oder personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann. Nicht enthalten sind Daten, bei denen die Identität entfernt wurde (anonyme Daten).

Welche Informationen sammeln wir?

Wir können die folgenden Kategorien von Informationen sammeln:

• Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, NI-Nummer, Social-Media-Kennung, Gehaltsdaten
• Ihre Nationalität und Ihr Einwanderungsstatus sowie Informationen aus zugehörigen Dokumenten wie Ihrem Reisepass oder anderen Ausweis- und Einwanderungsinformationen
• Informationen zu Ihrem bisherigen akademischen und beruflichen Werdegang, einschließlich Details zu Verhalten, Bewertungen, Leitungen aus früheren Beschäftigungen, Zeit auf Anerkennung basierend, usw. Referenzen
• Informationen zu Ihren Interessen und Bedürfnissen in Bezug auf zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten
• Informationen zu zusätzlichen personenbezogenen Daten, die von uns von unseren Kunden verlangt wird, aber wir werden Sie von Fall zu Fall darüber informieren, wenn solche Informationen angefordert werden.
• Für Kandidaten, die bei bestimmten Kunden arbeiten, können wir Hintergrundprüfungen durchführen, einschließlich krimineller Hintergrundprüfungen, um Informationen zu verbessern
• Wir können Informationen sammeln, um Ihnen verbesserte Dienstleistungen zu bieten, zum Beispiel befragen wir Kandidaten und Kunden, um unser Verständnis zu verbessern

Welche Informationen sammeln wir?

Wir können die folgenden Kategorien von Informationen sammeln:

• Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, NI-Nummer, Social-Media-Kennung, Gehaltsdaten
• Ihre Nationalität und Ihr Einwanderungsstatus sowie Informationen aus zugehörigen Dokumenten wie Ihrem Reisepass oder anderen Ausweis- und Einwanderungsinformationen
• Informationen zu Ihrem bisherigen akademischen und beruflichen Werdegang, einschließlich Details zu Verhalten, Bewertungen, Leitungsprüfungen, Beurteilungen, Zeit und Anwesenheit, aus Referenzen
• Informationen zu Ihren akademischen und beruflichen Qualifikationen
• Wir werden sensible personenbezogene Daten sammeln, wenn dies von unseren Kunden verlangt wird, aber wir werden Sie von Fall zu Fall darüber informieren, wie wir mit diesen Informationen umgehen
• Für Kandidaten, die bei bestimmten Kunden arbeiten, können wir Hintergrundprüfungen durchführen, einschließlich krimineller Hintergrund- und Bonitätsprüfungen.
• Wir erheben von Zeit zu Zeit weitere Daten, um Ihnen verbesserte Dienstleistungen zu bieten, zum Beispiel befragen wir Kandidaten und Kunden, um unsere Dienstleistungen zu verbessern

Wie wir die Informationen sammeln

Wir werden diese Informationen über Mitarbeiter, Arbeitnehmer, Auftragnehmer und Kunden im Allgemeinen im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens erfassen, entweder direkt von den Kandidaten oder manchmal durch Gutachter (die Einzelheiten werden mitgeteilt), Bildungseinrichtungen und die entsprechende Berufsorganisation, die Offenlegung und Barring Service (DBS) und das Home Office.

Dazu gehören auch Informationen, die erfasst werden, wenn Sie:

• Übermitteln Sie Ihre persönlichen Daten über die Funktion „Registrieren Sie Ihren Lebenslauf“ auf der BluewaveSELECT-Website
• Übermitteln Sie Ihre persönlichen Daten einschließlich der Linked-In-URL über die Jobsuchfunktion
• Zustimmung zu einer Hintergrundüberprüfung (sofern gesetzlich zulässig)
• Kontaktieren Sie BluewaveSELECT per E-Mail
• Ausfüllen von Unterlagen, die Ihnen von BluewaveSELECT oder im Namen von BluewaveSELECT zugesandt wurden
• Senden Sie weitere Details zu Onboarding-Zwecken an BluewaveSELECT
• Unsere Software ermöglicht es Mitarbeitern von BluewaveSELECT, SMS-Nachrichten zu senden, die dann in unserem System protokolliert werden. Alle Inhalte, die Sie als Antwort senden, werden protokolliert.
• Sie stellen Ihre Informationen in öffentlich zugänglichen Quellen wie LinkedIn zur Verfügung

Wir sammeln auch Informationen darüber, wie Sie mit unserer Website interagieren, durch die Verwendung von Cookies, Web-Beacons und ähnlichen Technologien, die eindeutige Kennungen generieren oder speichern.

Warum wir die Informationen sammeln und wie wir sie verwenden

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur verwenden, wenn uns das Gesetz dies erlaubt. Am häufigsten verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten unter den folgenden Umständen:

• Schritte zu unternehmen, um einen Vertrag abzuschließen;
• Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen; und
• Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, jedoch nur, wenn Ihre Interessen, Rechte oder Freiheiten diese nicht überwiegen.

Wir werden unser Verständnis unseres Datenschutzbereichs und -verarbeitungsrechts weiterentwickeln. Wir werden Sie über Änderungen oder die weiteren Daten über die wir verfügen, informieren, sofern erforderlich.

Die Hauptzwecke, für die wir personenbezogene Daten verarbeiten können, sind:

• um unseren Kunden und Arbeitsuchenden Rekrutierungslösungen anzubieten
• Prüfen Sie, ob Sie gesetzlich berechtigt sind, im Vereinigten Königreich zu arbeiten
• Bezahlung von PAYE Zeitarbeitskräften und Auftragnehmern
• Kontakte zu Rentenversicherungsträgern
• Verwaltung von Verträgen, die wir mit Ihnen oder einem von Ihnen geführten Unternehmen eingehen
• Vorkehrungen für die Beendigung unseres Arbeitsverhältnisses treffen
• Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten
• Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitspflichten
• Um Betrug zu verhindern und Steuerhinterziehung zu erleichtern
• Um die Netzwerk- und Informationssicherheit zu gewährleisten
• Um Umfragen mit Kandidaten und Kunden durchzuführen

Viele der oben genannten Verarbeitungsgründe überschneiden sich und es kann mehrere Runden geben, die unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen. Wenn wir vernünftigerweise der Ansicht sind, dass wir personenbezogene Daten aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist, können wir dies tun. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck verwenden müssen, werden wir Sie benachrichtigen und die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies ermöglicht. Ausführlichere Informationen sind in Anhang A unten aufgeführt.

Wenn Sie unsere Website nutzen, um sich auf eine Stelle zu bewerben oder uns Ihren Lebenslauf zu senden, fragen wir Sie möglicherweise nach Ihren personenbezogenen Daten. Wenn Sie unsere Unterstützung bei der Suche nach einer geeigneten Stelle suchen, fragen wir Sie möglicherweise nach Ihren Kriterien für die Stellensuche, Ihrer Erfahrung, Ihren Gehaltsvorstellungen sowie anderen Informationen, die wir für beide für relevant halten. Wir werden diese Informationen in Ihren Kandidatenprofil in unsere interne Datenbank eingeben, um es Beratern zu erleichtern, Ihnen entsprechende Benachrichtigungen zu senden. Sie können sich jederzeit an uns wenden, um eine Kopie der von uns gespeicherten Informationen anzufordern oder deren Entfernung zu verlangen.

Kunde und Lieferanten

Wenn Sie ein aktueller oder potenzieller Business-to-Business-Kontakt sind, erfassen wir Informationen über Personen in Ihrer Organisation. Diese Informationen können als Kontaktliste in unserer Datenbank eingegeben werden und sind für Benutzer der Datenbank einsehbar. In der Regel erfassen wir den Namen und die geschäftlichen Kontaktdaten einer Person in Bezug auf die Erbringung unserer Dienstleistungen, auch auf spekulativer Basis.

Wir können diese Details über die Personalabteilung der Organisation, direkten Kontakt, Verweis, Websites, soziale Medien, Veröffentlichungen und andere Quellen erhalten. Eine Person kann eine E-Mail an hello@bluewaveselect.com senden, um die Entfernung aus der Datenbank zu beantragen.

Wie wir die Informationen teilen

Wir werden einige der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten an andere Parteien weitergeben, z. B. an Kunden, um Kandidaten erfolgreich in neue Positionen zu vermitteln. Der Empfänger der Informationen ist an die Vertraulichkeitspflichten gebunden und hat seine eigenen betrieblichen und rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Es kann auch erforderlich sein, dass wir einige personenbezogene Daten an unsere Aufsichtsbehörden weitergeben oder um die Gesetze einzuhalten. Auf Ihren Wunsch geben wir auch Daten weiter. Unsere Kunden können zusätzliche Daten anfordern, die für ihre Anforderungen relevant sind.

Zur Verarbeitung personenbezogener Daten setzen wir Drittanbieter wie DocuSign ein. Wir setzen auch externe Dienstleister ein, um Gehaltsabrechnungsdienste zu erbringen, Renten zu verwalten, Leistungsbringung und IT-Dienstleistungen zu erbringen. Wir verlangen von Dritten, dass sie die Sicherheit Ihrer Daten respektieren und diese in Übereinstimmung mit den Gesetzen behandeln.

Sensible personenbezogene Daten und Informationen aus dem Strafregister

„Besondere Kategorien“ besonders sensibler personenbezogener Daten erfordern ein höheres Schutzniveau. Wir benötigen eine weitere Begründung für die Erhebung, Speicherung und Verwendung dieser Art von personenbezogenen Daten. Wir haben zwei Umstände identifiziert, unter denen wir unter den folgenden Umständen besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten können:

• Unter bestimmten Umständen mit Ihrer ausdrücklich schriftlichen Zustimmung.
• Wo wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen müssen.

Wir dürfen Informationen in Zusammenhang mit strafrechtlichen Verurteilungen nur verwenden, wenn das Gesetz dies erlaubt. Wir beabsichtigen, dass wir Informationen über strafrechtliche Verurteilungen aufbewahren, wenn dies angesichts der Art der Rolle angemessen ist und wir rechtlich dazu in der Lage sind. Gegebenenfalls erfassen wir im Rahmen des Einstellungsverfahrens Informationen über strafrechtliche Verurteilungen oder werden im Verlauf des Einstellungsverfahrens direkt von Ihnen darüber informiert.

Wo Informationen gespeichert werden

Informationen werden wie oben beschrieben in unseren Büros und Drittanbietern, Dienstleistern, Vertretern und Agenten gespeichert.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet statt, wenn ein elektronisches System personenbezogene Daten verwendet, um ohne menschliches Zutun eine Entscheidung zu treffen. Wir verwenden im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit keine automatisierte Entscheidungsfindung.

Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Wir bewahren die personenbezogenen Daten, die wir während des Einstellungsverfahrens über Sie erhalten, nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren, hängt davon ab, ob es uns gelingt, Sie an einen Kunden zu vermitteln, und von der Art der betreffenden Daten.

Unterschiedliche Gesetze verlangen von uns, unterschiedliche Daten für unterschiedliche Zeiträume aufzubewahren. Die Conduct of Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003 verlangen von uns, Arbeitsuchende-Aufzeichnungen für mindestens ein Jahr ab (a) dem Datum ihrer Erstellung oder (b) nach dem Datum aufzubewahren, an dem wir Ihnen das letzte Mal eine Arbeitssuche zur Verfügung gestellt haben Dienstleistungen.

Wir müssen auch Gehaltsabrechnungen, Urlaubsgeld, Krankengeld und automatische Rentenanmeldungen so lange aufbewahren, wie es von der HMRC und den damit verbundenen nationalen Mindestlöhnen, Sozialversicherungs- und Steuergesetzen gesetzlich vorgeschrieben ist. Wir haben unsere Aufbewahrungsrichtlinie um diese Vorschriften herum und mit Blick auf unsere Kunden aufgebaut.

Wenn ein eindeutiger geschäftlicher Grund für die Aufbewahrung von Einstellungsunterlagen für einen erheblichen Zeitraum besteht, werden wir dies tun, jedoch zunächst prüfen, ob die Aufzeichnungen pseudonymisiert werden können und wie lange sie aufbewahrt werden.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Aktenverwaltung – Aufbewahrungsplan auf Anfrage.

Ihre Rechte auf Berichtigung und Zugriff auf Ihre Daten sowie auf Löschung dieser Daten

Bitte wenden Sie sich an BluewaveSELECT unter hello@bluewaveSELECT.com, wenn Sie Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren oder Zugriff darauf anfordern möchten oder Fragen zu dieser Mitteilung haben. Sie haben auch das Recht, unter bestimmten Umständen die Löschung einiger, aber nicht aller Daten, die wir besitzen und verarbeiten, zu verlangen (das „Recht auf Vergessenwerden“). Auf Anfrage erteilen wir Ihnen weitere Informationen zum Recht auf Vergessenwerden.

Möglicherweise müssen wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Zugang zu den Informationen sicherzustellen. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die kein Recht darauf haben, diese zu erhalten.

Schutz Ihrer persönlichen Daten

Wir verfügen über geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen oder auf unbefugte Weise verwendet oder abgerufen werden. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen, die diese aus geschäftlichen Gründen wissen müssen.

Diejenigen, die Ihre Daten verarbeiten, werden dies nur in autorisierter Weise tun und unterliegen der Verschwiegenheitspflicht.

What we use your personal data for	Our lawful bases for processing personal data	Explanation
To manage our relationship with you	Our legitimate interests	Keeping our candidate records up to date, working out which of our clients and roles may interest you and telling you about them
To carry out survey feedback activities	Our legitimate interests	Evaluating whether our services meet expectations and how to continually improve
To enter into any contract with you or your company and to set up the facilitation of pay and bill services	Fulfilling contracts / our legitimate interests	Enabling you to onboard with us and work at our client
To administer any contract we have entered into with you or your company and facilitate pay and bill services	Fulfilling contracts / our legitimate interests	Enabling you to work at our client and for us to bill the client
Check whether you are legally entitled to work in the UK	Our legitimate interests	Ensuring we meet our contractual requirements with our clients
Dealing with legal disputes	Our legal obligations	Ensuring legal disputes are resolved swiftly
To develop new relationships with potential customers	Our legitimate interests	Defining services that will be applicable for new customers
To offer recruitment solutions to commercial customers	Our legitimate interests	Managing the ongoing service provision
To develop innovative ways to meet our customers’ requirements and to grow our business	Our legitimate interests	Being efficient about how we fulfil our legal and contractual duties
To deliver our services	Our legitimate interests	Being efficient about how we fulfil our legal and contractual duties
To prevent fraud and the facilitation of tax evasion	Our legal obligations	Complying with rules and guidance from regulators
To respond to complaints and effectively resolve them	Our legitimate interests	To continuously improve our services
To fulfil our operational requirements by retaining candidate data	Our legitimate interests	To ensure that we meet operational audit requirements and to comply with HMRC requirements
To ensure network and information security	Our legal obligations	Complying with Data Protection regulations

Wir haben auch Verfahren eingerichtet, um bei mutmaßlichen Datenschutzverletzungen vorzugehen. Wir werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über eine mutmaßliche Datenschutzverletzung informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

15. Wie man sich beschwert

Wir hoffen, dass wir alle Fragen oder Bedenken, die Sie bezüglich unserer Verwendung Ihrer Daten äußern, klären können. Bitte kontaktieren Sie uns unter hello@bluewaveSELECT.com. Wenn wir Ihre Bedenken nicht lösen können, wenden Sie sich bitte an den Information Commissioner unter https://ico.org.uk/concerns/, um weitere Informationen zu Ihren Rechten und zur Einreichung einer formellen Beschwerde zu erhalten.